Birkaç basit aksiyonla Muhaberat biriminizin operasyonlarını kolaylaştırabilir ve çalışan mutluluğunda fark yaratarak rakiplerinizin önüne geçebilirsiniz.
Muhaberat yönetimi çoğu zaman, maalesef, işyerlerinin önceliği olmuyor. Sonuçta, rutin şirket operasyonları, acil talepler, toplantılar gibi uzayıp giden bir iş listeniz var. Ancak, bazı iyi uygulamaları örnek alarak kısa sürede mevcut Muhaberat departmanınızı daha etkin hale getirebilirsiniz.
İşte sizin için derlediğimiz en iyi uygulamalar ve önemli başlıklar;
1. Çalışanların kargolarını iş yerlerine yönlendirmesine izin verin, çalışanlarınızı mutlu edin.
Bugün, birçok kuruluş çalışanlarına, özel sağlık sigortası ve yemek desteğinden ücretsiz araba yıkama ve kuru temizleme hizmetlerine kadar her şeyi sunuyor – neden muhaberat hizmeti de sunmasın? Çalışanlarınıza bu yolla biraz zaman ve kolaylık kazandırarak karşılıklı kazanç sağlayabilirsiniz.
2021 yılında ülkemizde e–ticaret sipariş adetleri yüzde 46 artarak 2 milyar 297 milyon adetten 3 milyar 347 milyon adede yükseldi. Tüketicilerin yarısından fazlası (%54) aslında online alışveriş yapmayı tercih ediyor. Bu rakamlar çok fazla kargo teslimatı olduğunu ve artarak devam edeceğini gösteriyor.
Hane halkının tamamının düzenli işlerde çalıştığı, özellikle kalabalık şehirlerde, düzenli olarak online alışveriş yapan çalışanlarınızın kargolarını işyerine göndermelerine izin vermek, çalışanlarınızı mutlu edecek, verimliliklerini arttıracaktır. Böylelikle mevcut muhaberat hizmetinizden daha fazla katma değer alabileceksiniz.
2. Gelen kargo teslimat yönetimini otomatikleştirin.
Muhaberat biriminizin kişisel kargolarla uğraşmak zorunda kalmadan zaten yeterince meşgul olduğunu düşünüyor olabilirsiniz! O halde gelen kargo yönetiminizi otomatikleştirin. Noqnoq Kargo ile kargo ve paketleri gruplama, kaydetme, izleme ve alıcıları gelen kargoları hakkında bilgilendirme, zahmetli görünen bu operasyonu oldukça basitleştirir. Kargolar geldiğinde, etiketinin hızlıca resmini çekerek kalan işi teknolojiye bırakın. Sistem, kargolarının ulaştığını bildirmek için her çalışana otomatik bir e-posta ve sms gönderir. Ayrıca, paketin çok uzun bekletilmemesi için hatırlatıcı bildirimler gönderir. Sistem ayrıca her kargonun izlenmesine de olanak sağlar, böylece kargonun alımdan teslime kadar her zaman tam olarak nerede olduğunu görebilirsiniz.
Noqnoq Kargo yazılımının bir diğer yararı, çalışanların paketlerini mümkün olan en kısa sürede ve güvenle teslim alabilmelerini sağlamasıdır.
3. Akıllı dolapları deneyin.
Kişisel kargo işine yönetimin her koşulda imkansız olduğunu düşünebilirsiniz.Tüm kolileri nereye koymamız gerekiyor ve çalışanlar hemen teslim almadığında ne olacak?
Yaygınlaşmaya başlayan, akıllı dolaplar gibi yeniliklerden faydalanmak, yerden tasarruf etmenin ve dağınıklığı ortadan kaldırmanın harika bir yoludur. Akıllı dolaplar pratikte çok az veya hiç personel gerektirmeden kargoların teslimatını sağlayabilir.
4. Muhaberat çalışanlarınızdan geri bildirim alın.
Muhaberat hizmetlerini iyileştirmenin yollarını ne kadar araştırırsanız araştırın, en iyi danışmanlarınız zaten sizinle birlikte çalışan muhaberat personelleridir. Muhaberat odasını her gün orada çalışan insanlardan daha iyi kimse bilemez. Bu insanlar mükemmel birer yenilik ve ilham kaynağıdır. Muhaberat odasını daha iyi hale getirmek için neler yapabileceğiniz konusunda onlardan geri bildirim almak için zaman ayırın. Unutmayın, Muhaberat hizmetlerinizi iyileştirmek ve geliştirmek için ihtiyacınız olan pratik tavsiyeler çok uzağınızda değil.
5. Gelişen teknolojilere açık olun.
Şirketinize gelen kargoları çalışanlarınıza hızlı ve etkili bir şekilde ulaştırmak, muhaberat biriminin nesillerdir çözmeye çalıştığı bir sorun olmuştur. Yirminci yüzyılın başlarında, şirketler evrakları yüksek hızda taşımak için pnömatik tüpleri güvendiler. Mekanik teslimat uygulamalarını halen görebildiğimiz yerler var. Ancak bugün, muhaberat hizmetlerini daha verimli hale getirmek için ortaya çıkan yeni teknolojiler var.
Örneğin, teslimat robotları San Francisco sokaklarında daha yaygın hale geldi. Paket alıcısıyla bir teslim alma noktasında buluşurlar ve alıcı teslimatını tekil bir teslim kodu kullanarak alır. Aynı teknoloji işyerinde de işe yarayabilir. Teslimat robotları, diğer muhaberat operasyonlarını kesintiye uğratmadan paketleri çalışanlara güvenli ve sessiz bir şekilde getirebilir.
6. Yılın yüksek hacimli zamanları için bir oyun planınız olsun.
Efsane Cuma, 11.11, yılbaşı kampanyaları gibi Eticaret kampanyaları ile birlikte kargolar çığ gibi büyüyor. Bu dönemler, önceden hazırlıklı olmayan muhaberat birimlerini zorlayabilecek zamanlar. İşyerinizde bu durumun olmasını önlemek için, ekibinizi önceden bir araya getirin:
- Zamanında teslimat ve kusursuz operasyon için soruna neden olabilecek konuları veya verimsizlikleri belirleyin
- Part-time çalışanları işe almanız veya çalışma programında ayarlamalar yapmanız gerekip gerekmediğine karar verin
- Muhaberat odasını daha iyi organize etmenin yollarını arayın, böylece önceden hazırlıklı olmanızı sağlayabilirsiniz
- Her zamankinden daha geniş teslimat alanları oluşturun.
- Hem iş hem de kişisel kargoları aynı gün teslim edin, birikmesini engelleyin.
7. Kayıp olasılığını azaltmak için önlem alın.
Çalışanlarınızın kişisel kargolarını teslim ediyorsanız, bu paketlerden herhangi birinin kaybolması durumunda da sorumluluk üstleniyor olabilirsiniz. Bu sorumluluğu yönetmek için kargo alımından teslimine kadar evrak ve imza sürecine giriyor olmanız gerekir.
Evrak yoğunluğuyla uğraşmak istemiyorsanız, Noqnoq Kargo uygulamasının sunduğu şifreli teslimat özelliklerinden faydalanın. Tüm evrak ve imza süreçleriden kurtulun. Harika bir dijital arşiviniz olsun.
8. Plaza muhaberatları – kiracı şirketlerin kargolarını asistanlarına toplu olarak zimmetleyin.
Yüzlerce çalışanı olan onlarca şirketin kiracı olduğu plazalarda tesis yönetiminin önemli iş yüklerinden biri gelen kargoların teslim alınıp dağıtılması. Kargo personeli ya da kuryelerin binalarda özgürce dolaşmasına izin vermek önemli bir güvenlik açığı oluştururken, tesis yönetiminin işi üstlenmesi personel ihtiyacının yanında insan kaynaklı hataların artmasına da neden olabiliyor.
21.yüzyılda teknolojinin nimetlerinden faydalanmak bu ikilemden de sizi kurtarabilir. Noqnoq Kargo uygulamasının zimmet özelliğinden faydalanabilirsiniz. Bu özellik ile muhaberta biriminiz, tüm gelen kargoları alıcılara tek tek dağıtmak yerine, kargoları kiracı şirket asistanlarına, alıcılarına dağıtmak üzere zimmetleyebilir. Asistanlar yine noqnoq üzerinden alıcılara kargolarını teslim eder. Böylece operasyon süresi kısalır. İşlemler dijital olarak tek tuşla arşivleneceğinden ilave personel ihtiyacı olmadan izlenebilir, raporlanabilir güvenli bir iş akışı oluşturacaksınız.
9. Teslim almakla yetinmek kötü bir fikir değil.
Yoğun kargo trafiğinin olduğu binalarda girişe yakın yeterli bir büyüklükte teslimat alanı oluşturmak, ve teslim alınan kargoları buraya koyup alıcıların bu alandan kargolarını kendilerinin almasını sağlamak yurt dışında oldukça yaygın pratik bir uygulama.
Bu yolla tesis yönetimleri kargocuların binada özgürce gezmesini engelliyor, kendilerine iş yükü oluşturmuyor, ve çalışanların kişisel kargolarını iş yerlerine yönlendirmesine izin vererek memnuniyet ve çalışan mutluluğunu arttırabiliyorlar.
Kayıt ve bildirim sürecini Noqnoq Kargo gibi bir uygulama ile otomatik yaparak ise güvenli, basit ve hızlı bir arşiv ve bilgilendirme sistemine sahip oluyorlar. Evrak yükünden kurtulmak ve çalışanlar için daha iyi bir işyeri deneyimi oluşturmanıza nasıl yardımcı olabileceğimiz hakkında daha fazla bilgi edinmek ister misiniz? Noqnoq Kargo yazılıma göz atın.