Son dönemlerde bir müşterinizin ya da arkadaşınızın iş yerine ziyarete gittiniz mi? Resepsiyonda uzun süre beklediğiniz oldu mu? Ziyarete gittiğiniz kişiye ulaşılamadığında kendinizin telefonla aramak zorunda kaldınız mı? Kimlik verirken ya da alırken sıra beklediniz mi? Lobi ne kadar şık olursa olsun, ziyaretçi yaşadığı deneyimden memnun kalmayınca aklında kalan boşuna beklediği zaman oluyor.
Ziyaretçiler sizin kurum ya da binanıza da iş görüşmesi, toplantı, sipariş teslimi veya teknik destek için ya da misafir olarak geliyor olabilir. Ziyaretçilerinizin kurumunuza giriş aşamasından -hatta davet edildikleri andan- çıktıkları ana kadar tüm aşamaların özenle belirlenmesi ve takip edilebilir hale getirilmesi ziyaret yönetim sisteminizi oluşturur. Tüm kurum imajınızı ve güvenliğini ilgilendiren bu süreç, sadece ön büro elemanlarının gözetim, idare ve iyi niyetine bırakılmayacak kadar önemli.
Bu aşamada size, onca yatırım yaptığınız kurumsal kimliğinizi en uygun şekilde yansıtacak, karşılama, kayıt ve yönlendirmede işlerinizi kolaylaştıracak, zaman ve maliyet tasarrufu sağlayan, yeni nesil bir ziyaretçi yönetim sistemi kullanmanızın işlerinizi nasıl daha verimli hale getireceğinden bahsetmek istiyoruz.
1. Ziyaretçilerinizi yönetin, hayatı ziyaretçiler dahil herkes için kolaylaştırın
Bir ziyaretçi düşünün, lobiye girdiğinde iPad’den giriş işlemlerini kendisi yapıyor, QR etiketini alıyor ve kimlik ve kart alışverişine girmeden doğrudan turnikelerden geçiyor..
Bu duruma güvenlik açığı olarak bakmayın. Bu ziyaretçi önceden davet edildi, ona bir PNR kodu gönderildi, ziyarete gelince QR kodunu bastı ve giriş yaptı. Tıpkı havaalanına gidince kiosklardan yaptığımız check-in gibi. Evet neredeyse aynısı.
Peki herkes böyle mi giriş yapacak? Eğer siz isterseniz evet, istemezseniz hayır. Eğer davet ettiğiniz ziyaretçi için “Şirkete Gelince 3.kat Marina toplantı odasına çıksın” derseniz sistem bu şekilde çalışıyor. QR etiketi basıp, ziyaretçiye bu mesajı iletiyor. Eğer “Gelince benden onay almadan içeri girmesin” derseniz de sizden onay bekliyor ve ziyaretçiye “Ahmet Bey’e bilgi verdik” mesajını iletip beklemesini söylüyoruz.
Özetle, Bulut tabanlı ziyaretçi yönetim sisteminiz ile ziyaretçileriniz girişteki Ipad ile kendi giriş kayıtlarını oluşturabilecek, evrak ve telefon trafiği yaşamayacak ve beklemeden görüşecekleri kişi ile bir araya gelebilecekler. Yaşattığınız bu ziyaret deneyimi ve prestijli karşılama kurumunuzun itibarını güçlendirmeye katkıda bulunacak.
2. Lobide zaman, işgücü ve kâğıttan tasarruf edin.
Ziyaretçiniz kurum ya da binanıza geldiğinde özel tasarım kiosklarda ya da karşılama bankosunda bulunan iPad’den kolaylıkla giriş yaptıklarında görüşecekleri kişinin bilgisayar ve de cep telefonuna anında otomatik bildirim gönderilir. Böylelikle kayıt ve onay için zaman kaybı yaşanmaz, ziyaretçi defterleri yada ıslak doküman imzalama gerekmeyeceğinden kağıt tasarrufu sağlanır ve en önemlisi ön büro elemanının işi kolaylaşır. Ziyaretçi yönetimi süreci hızlı ve kolayca gerçekleştirilir.
Teknolojiyle gelen bu rahatlık tüm lobiye yansır. Ziyaretçi defterine not almak ve kayıt açmanın yanında toplantı sahibine misafirinin geldiği bilgisini iletmeye çalışan ön büro elemanınızın artık işi çok daha kolay. Zamandan ve iş yükünden tasarruf eden ön büro elemanınızın güler yüzle ziyaretçilerinizi karşılamak ve onlarla gerçek bir etkileşim kurmak için daha çok fırsatı olacak, belki de daha az personele ihtiyacınız olacak.
3. Ziyaretçi yönetimini regülasyonlara uygun şekilde yapıyor musunuz?
Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, kurum ve binaların ziyaretçi yönetim sistemlerini tümüyle değiştiriyor. Binanızın güvenliği için ne kadar veriye ihtiyaç duyarsanız KVKK’na karşı o kadar savunmasız olabilirsiniz. KVKK’ya göre binanızın güvenliği için oluşturduğunuz kayıtların korunmasından sorumlusunuz. KVKK ile ilgili gerekli önlemleri almayan kurumlar can yakan adli ve mali cezalar ile karşı karşıya kalıyor.
Dijitale taşınmış, size uygun ziyaretçi yönetim sistemi ile kayıtlarınızı yasal şartlara uygun şekilde muhafaza edebilirsiniz. Ziyaretçi yönetim sisteminizde otomatikleştirilmiş; kişisel verileri belli zaman aralıklarında silme, ilgili olmayan kişilere verileri maskeleyerek raporlama, gereksiz bilgileri baştan almama ve açık rıza veya gizlilik sözleşmelerinin imzalatılması gibi önlemler size mevzuata uyumda avantaj sağlayacak.
4. Güvenlik prosedürlerinizi destekleyin
Ziyaretçi yönetim sisteminiz kurum ya da binanızın tüm güvenlik prosedürlerinin en iyi şekilde uygulanmasını sağlayabilir. Kurum ya da binanızda her an kimlerin olduğunu en hızlı ve doğru şekilde bilebilirsiniz.
Ziyaretçiler görüşmeleri öncesi davet ile kurumunuza geldiklerinde planlı ziyaretleri ön büro çalışanınız rahatlıkla kontrol edebilir. Böylelikle davetsiz misafirlerin tespiti ve bu durumlarda nasıl hareket edileceği daha kolay yönetilir.
Yangın, deprem, sel gibi acil durumlarda kurumunuzun tahliye politikalarına destek olur. Kurum ya da binanızda olan kişilerin en hızlı şekilde boşaltılmasını destekler.
5. Ön lobide ne kadar yoğunsunuz, biliyor musunuz?
Geçen ay ne kadar ziyaretçi geldi, geçen seneye göre artış ya da azalış oldu mu? Ziyaretçiler içeri girmek için ne kadar bekledi? En çok ziyaret alan şirket, departman hangisi? En iyi resepsiyon görevlisi kim? Mesai saatleri dışında kimler geliyor? Bu soruların cevabını tek tık ile görebileceğinizi biliyor musunuz. Ziyaretçi yönetimi konusunda “çok yoğunduk” yerine “geçen aya göre %40 artış oldu, bu sebeple şu aksiyonu alalım“ demek istemez misiniz. “A blok da 3 resepsiyonist ile 1000 ziyaretçi karşılıyorum, neden B blok da 1000 ziyaretçi için 2 görevli bulunuyor?”, ya da “A Blok daki ziyaretçiler neden lobide 10 dakikadan fazla bekliyor “ bilgisine nasıl sahip olabilirsiniz?
Karşılaştırmalı analiz ve karar destek raporları ile tüm ziyaret sürecinizi detaylı yönetebilir, ihtiyaçlarınıza hızlıca karar verebilirsiniz.Şimdi, ziyaret ile ilgili tüm süreçleri sizin için uçtan uca yöneten Akıllı Resepsiyon Noqnoq ile tanışmanızın tam zamanı. www.noqnoq.com.tr adresinden detaylı bilgi alabilir, 14 günlük ücretsiz deneme sürümü ile Noqnoq’la hemen tanışabilirsiniz.