Günümüzde işletmemizin ziyaretçi yönetimi nasıl olmalı?
Çağa en uygun ziyaretçi yönetimi çözümünü nasıl seçmeli ve hangi özellikleri aramalısınız?
İş yerleri yeniden hareketleniyor. Müşterilerin, personel adaylarının, taşeronların ofis ziyaretleri yeniden başladı. Kargo ve paket servisler cabası. Bir kez daha ziyaretçileriniz için sorunsuz, çalışanlarınız için güvenli bir ziyaretçi deneyimi sağlamanın yolunu aramaya başladınız.
Tesis yöneticileri olarak, lobinize giren herkes için harika bir ilk izlenim yaratmanın ne kadar önemli olduğunu bilirsiniz. Kalem, kağıt dönemi çoktan bitti. Bugün artık, işletmenizin ihtiyaç ve hedeflerini karşılayan, insanları hayrete düşüren bir ziyaretçi deneyimi oluşturacak doğru çözümü bulmalısınız.
Bu blogda, tesisiniz için en etkileyici ziyaretçi yönetim sistemini nasıl seçeceğimizi ve dikkat etmeniz gereken bazı temel özellikleri keşfedeceğiz.
Ziyaretçi yönetim çözümü size nasıl yardımcı olabilir?
En basit ifadesiyle, ziyaretçi yönetimi, tesisinize fiziksel olarak ziyaret eden herkesin takip edilebilmesini sağlar. Ancak iyi bir ziyaretçi yönetim çözümü bundan çok daha fazlasıdır. Ziyaretçi yönetim sistemi size şu konularda fayda sağlamalıdır:
- Ziyaretçi kayıt işlemini kolaylaştırıp ve ekibinize zaman kazandırmalı,
- İş yeri güvenliğini artırmalı,
- Gerektiğinde iş yerinize giren herkesin sağlıklı ve güvenli olduğundan emin olabilmeli,
- Mevzuata uygun olmalı ve yasal uyumluluk ihtiyaçlarını karşılayabilmeli,
- Lobinize giren her misafir için harika bir ilk izlenim yaratmalıdır.
Ziyaretçi yönetimi çözümü seçerken dikkate alınması gereken faktörler
İşte doğru çözümü seçerken göz önünde bulundurmanız gereken en önemli faktörlerden bazıları:
İşyeri güvenliğinizi destekliyor mu?
İşyeri güvenliği en önemli önceliklerinizden biri olmalıdır. Kuruluşunuzun büyüklüğü ne olursa olsun, ziyaretçi yönetiminde güvenliğinize yönelik tehditlerle her zaman karşı karşıya kalacaksınız.
Ziyaretçi yönetim çözümünüz de her şeyden önce, güvenliği artırmaya yardımcı olmalıdır. Çözüm ile tüm ziyaretçilerin check-in ve check-out yapmasını zorunlu kılarak, herhangi bir zamanda tesiste kimlerin bulunduğuna dair bir kayıt tutmalısınız. Bu, yetkisiz kişilerin binaya girmesini ve potansiyel olarak zarar vermesini önlemeye yardımcı olacaktır. Çözümünüz binaya girmesini istemediğiniz kişilere ait listeleri de güncel olarak takip edebilmeli, girişlerini otomatik olarak engelleyebilmelidir.
Kurulumu ve kullanımı kolay mı?
Ziyaretçileri ofisinize davet etmek ve karşılamak sorunsuz bir süreç olmalıdır. Ziyaretçi kayıt deneyimi ön büro personeliniz yada misafiriniz için karmaşık, uzun yada hantal teknoloji kullanıyorsa, ziyaretçilerinize olumlu bir ilk izlenim vermeyeceksiniz.
İdeal bir ziyaretçi yönetimi çözümü, kolay bir kayıt akışı sağlamalıdır. Kişisel ayrıntılar yada örneğin aşı doğrulaması gibi ihtiyacınız olan tüm bilgileri kolayca toplayabilmelidir.
Şirket çalışanlarınız için kurulumu ve çalıştırması da kolay olmalıdır. Bakım gerektirmemesine de özen göstermelisiniz.
Kullandığınız diğer teknolojik araçlara entegre edebilir misiniz?
Bugün çoğu şirket, işlerini yürütmek için onlarca yazılım kullanıyor. Yönetilmesi gereken çok fazla teknoloji varken, söz konusu teknolojiler birbiriyle konuşmuyorsa işler içinden çıkılmaz bir hal alabiliyor. Bu nedenle ihtiyacınız olan açık platforma sahip bir ziyaretçi yönetim çözümüdür. Ziyaretçi yönetimi çözümünüzün entegrasyon kabiliyeti önemlidir. Ancak bu şekilde üretkenlik ve verimliliği arttırabilirsiniz.
Akılda kalması gereken en önemli kural: “ne kadar çok entegrasyon varsa, işler o kadar kolaylaşır.”
Ziyaretçi verileri nerede saklanıyor?
Bulut tabanlı ziyaretçi yönetimi çözümlerini öneririz. Bulut tabanlı ziyaretçi yönetim sistemleri, yerleşik ziyaretçi yönetim sistemlerine göre birçok avantaj sunar.
Aşağıda bulut tabanlı ziyaretçi yönetim sistemlerinin bazı önemli avantajlarını listeledik:
- Erişilebilirlik: Bulut tabanlı ziyaretçi yönetim sistemleri, internete erişen herhangi bir cihazdan erişilebilir. Bu, çalışanlarınızın ziyaretçileriyle iletişim kurarken nerede olursa olsunlar çalışabilecekleri anlamına gelir.
- Ölçeklenebilirlik: Bulut tabanlı ziyaretçi yönetim sistemleri, işletmenizin büyüme hızına göre ölçeklenebilir. Bu, işletmenizin ihtiyaçları değiştikçe hizmetlerinizi genişletebilmenizi sağlar.
- Güncelleştirme ve bakım: Bulut tabanlı ziyaretçi yönetim sistemleri, güncelleştirme ve bakım gerektirmez. Bu, zaman ve para tasarrufu sağlar. IT ekiplerinizi bu işler için kullanmak zorunda kalmazsınız.
- Güvenlik: Bulut tabanlı ziyaretçi yönetim sistemleri, çok sayıda güvenlik önlemi alır ve bu nedenle işletmenizin verilerinin güvende olduğundan emin olabilirsiniz.
Maliyeti ne?
Bulut ziyaretçi yönetim sistemleri, yerleşik ziyaretçi yönetim sistemlerine göre birçok maliyet avantajı sunarlar. Özellikle büyük işletmeler için, bulut tabanlı ziyaretçi yönetim sistemleri aşağıdaki başlıklarda maliyetleri azaltabilir:
- Yatırım maliyetleri: Bulut tabanlı ziyaretçi yönetim sistemleri, yerleşik sistemlerden daha düşük bir yatırım maliyetine sahiptir. Bu, özellikle büyük işletmeler için cazip olabilir, çünkü bu işletmeler için yerleşik sistemlerin kurulumu ve yönetimi maliyetleri yüksek olabilir.
- İşletme maliyetleri: Bulut tabanlı ziyaretçi yönetim sistemleri, işletme maliyetlerini azaltarak işletmelerin verimliliğini artırabilir. Örneğin, bu sistemler, işletmelerin veri saklama ve yedekleme işlemlerini otomatikleştirerek, işletmelerin veri yönetimi maliyetlerini azaltabilir.
- Destek maliyetleri: Bulut tabanlı ziyaretçi yönetim sistemleri, yerleşik sistemlerden daha az destek gerektirir, çünkü bu sistemler çoğunlukla otomatik olarak güncellenir ve yönetilir. Bu da işletmelerin destek maliyetlerini azaltabilir.
- Ölçeklenebilirlik: Bulut tabanlı ziyaretçi yönetim sistemleri, işletmelerin ihtiyaçlarına göre ölçeklenebilir. Bu, işletmelerin sistemlerinin büyüdükçe maliyetlerini azaltabilir.
- Esneklik: Bulut tabanlı ziyaretçi yönetim sistemleri, işletmelerin ihtiyaçlarına göre özelleştirilebilir ve esnektir. Bu, işletmelerin sistemlerini kolayca değiştirme ve güncelleme yeteneğine sahip olmalarını sağlar, bu da maliyetleri azaltabilir.
Bir ziyaretçi yönetimi çözümünde aranacak özellikler neler olmalıdır?
Ziyaretçi yönetimi çözümünüzü seçerken göz önünde bulundurmanız gereken bazı harika özellikleri listeledik:
Özelleştirilebilir ziyaretçi kaydı
Ziyaretçiniz, ekibinize katmayı umduğunuz potansiyel bir aday mı? Düzenli aralıklarla gelen bir taşeron mu? Kargo dağıtım elemanı mı? Yada önemli bir iş görüşmesine gelen VİP bir müşteriniz mi? Muhtemelen her birinden aynı yöntemle aynı bilgileri almanız gerekmez. Kayıt işlemini ziyaretçi türüne göre özelleştirmek, her ziyaretçiye istediğiniz düzeyde önem gösterebilmenize ve ihtiyacınız olan verileri almanıza destek olur.
Ziyaretçi taraması
Ziyaretçilerinize hoş karşılandıklarını hissettirmek, işin sadece bir bölümü. Diğer bölümü de iş yerinizde kendilerini güvende hissetmelerini sağlamak.
Ziyaretçi taraması, ziyaretçilerinizin tesise gelmesi için belirli kriterler belirlemenize imkan sağlar. Hes sorgulamasıyla sağlıklı ve güvenli olduklarından emin olmak gibi.
İstenmeyen ziyaretçileri engellemek için ziyaretçi yönetimi çözümünüzü de kullanabilmeniz önemlidir. Çalışanlarınızı ve varlıklarınızı koruduğunuzdan emin olmak için kara liste ve ziyaretçi yaka kartı yazdırma gibi özelliklerin çözümünüzde olduğundan emin olun.
Dijital belge imzalama
Kayıt sürecinin bir parçası olarak, ziyaretçilerinizden, NDA, feragatname yada açık rıza gibi belgeleri imzalamasını isteyebilirsiniz. Bu belgeleri otomatik olarak toplamanıza ve güvenli bir şekilde saklamanıza olanak tanıyan bir ziyaretçi yönetimi çözümü arayın. Belgelerin dijital imzalanması güvenli, emniyetli ve kolaydır. Olası veri sızmalarını veya evrakların kaybolmasını önler. Personelinize zaman kazandırır.
Bildirimler
Misafirinin lobide beklediğini bildirmek için çalışanları masalarındaki telefondan arama günleri geride kaldı yada kalmak üzere. (İnsanların hala masa telefonu var mı gerçekten?) Günümüz dünyası daha akıllı ve çok daha hızlı.
Konukları geldiğinde çalışanları otomatik olarak bilgilendirebilen bir ziyaretçi yönetimi çözümü aramalısınız.
Analiz ve raporlamalar
İşyerindeki insan sayısı arttıkça onları takip etme sorumluluğunuz da artar. Ziyaretçi hacminiz, ziyaretçileri kimin ne zaman ve nerede ağırladığı ve iş yerinde geçirdikleri süre hakkında bilgi edinin.
Ziyaretçi yönetim sistemleri de değerli veriler ve içgörüler sağlayabilir. Kuruluşlar, ziyaretçi akışını takip ederek tesislerine kimlerin neden geldiğini daha iyi anlayabilir. Bu bilgiler, ziyaretçilerine nasıl daha iyi hizmet verileceği ve genel ziyaretçi deneyimini nasıl geliştireceği konusunda bilinçli kararlar vermek için kullanılabilir.
Elbette, yukarıdaki özellikler bir ziyaretçi yönetimi çözümünde ihtiyacınız olan her şey değildir.
Yatırım yapmadan önce son düşünceler
Sizin için doğru olan bir ziyaretçi yönetimi çözümü seçmek çok önemlidir. Güvenilir, güvenli ve kullanımı kolay bir çözüme ihtiyacınız var.
Ziyaretçi deneyiminizi bir üst kalitede seviyeye taşıyacak bir çözüm mü arıyorsunuz? Yoksa sürecinizi baştan sona yenilemek mi istiyorsunuz? En başta neden bir çözüm aradığınız da dahil olmak üzere yukarıda listelenen tüm faktörleri ve özellikleri göz önünde bulundurmanız gerekli ve önemlidir.
Son olarak, düşündüğünüz çözümlerle ilgili size önerilen yada seçtiğiniz sistemlerin müşteri referanslarını da incelemeniz gereklidir. Çözüm teknolojisinin vaat ettiği gibi çalışmasını, onu kullananlara katma değer sunmasını ve şirketin iyi müşteri desteği sunup sunmadığını görmenin en güvenilir yolu referans taramasıdır.
Ziyaretçi yönetimi çözümleri sayısı her gün artıyor. Bu durum konukların daha şık, daha sorunsuz ve daha kolay deneyimler bekledikleri anlamına geliyor. Gelişmelere ayak uydurmak için liderlerin kendileri ve ziyaretçileri için teknolojiye yatırım yapmaları gerekmektedir.