İyi bir ziyaretçi yönetim sisteminin en ilgi çekici özelliği, kişiselleştirilebilir olmasıdır. Her ziyaret, sebebine bağlı olarak farklı şekilde karşılanmalıdır. Kişiselleştirilmiş deneyim ile ziyaretçinin kimi zaman VIP hissettiğinden kimi zaman da tüm güvenlik önlemlerini aldığından emin olmak isteyebilirsiniz. Bu tüm ziyaretçilerinizin kendilerini önemli hissetmesini sağlamanın yanı sıra markayla bağ oluşturmasına da katkıda bulunur.
Yoğun işe alım görüşmelerinin yapıldığı günde gelen her adayın giriş onay ve yönlendirmesini otomatik yaparken, binanızda onlarca kişiye uğraması gereken kargo dağıtıcısının ziyaret kaydını aynı rahatlıkta yapabilmelisiniz. Ziyaretçiler için başarılı bir işyeri deneyimi ve iş akışı oluşturduğunuzda önbüro peroniliz hata yapmayacak işyeriniz her zaman güvende olacaktır.
Ziyaretçi yönetim sisteminizi daha iyi uygulamanıza yarayacak ve deneyimi özelleştirmenize yardımcı olacak yaygın 5 ziyaretçi tipini sizin için listeledik.
1. Toplantı
İş paydaşları ile yapılan görüşmelerinin tamamını bu başlık altında toplayabilirsiniz. Bu paydaşlar şüphesiz en önemli ve en yoğun ziyaretçi grubudur ve yatırımcılar, mevcut müşteriler, potansiyel müşteriler veya iş ilişkisi içinde olduğunuz herhangi biri olabilir. Başarılı bir ziyaretçi deneyimi; paydaşlarla çalışma ilişkinizi güçlendirmeye, onlar ve aranızda daha derin bir bağ kurmanıza ve markanız, ürünleriniz, kültürünüz ile ziyaretçilerinizi etkilemenize yardımcı olacaktır. Bu ziyaretçi grubu için hız ve konfor en önemli önceliklerdir.
Bu ziyaretçi grubu meşgul insanlardan oluşur! Ziyaret bekleyen çalışanınız her zaman masasında olmayacaktır. Herhangi bir dijital iletişim entegrasyonu, ziyaretçiler geldiğinde ev sahiplerini cep telefonlarında uyarmaya yardımcı olabilir ve böylece misafirleriniz asla beklemek zorunda kalmaz.
Profesyonel ipucu: Ziyaretçi Yönetim Sisteminizin davet özelliğini kullanın. Böylece ziyaretçileriniz ulaşım bilgilerinizin de olduğu davet e-postası üzerinden tesise giriş bilgilerini ziyaret öncesi doldurabilir, süreç ev sahibinin daveti ile başladığından tesise giriş için ayrıca onayına ihtiyaç kalmaz dolayısıyla lobide hiç beklemezler. Ziyaretçi yönetim sisteminiz ziyaretçiyi davet içeriğinde belirtilen toplantı odasına otomatik yönlendirebilir. Olağanüstü deneyimi taçlandırmak için tek yapacağınız ziyaretçinize bir içecek ikram etmek. Rahat olun. 1-0 öndesiniz.
2. İş görüşmesi
Mülakata gelen adaylar gergindir. Görüşme yapacakları kişileri etkilemek istemenin yanı sıra bu ziyareti, şirketinizde çalışmak isteyip istemediklerini değerlendirmek için de kullanacaklar. Adaylar için sorunsuz bir deneyim yarattığınızda şirketiniz hakkında harika bir ilk izlenim yaratmış olursunuz.
Her adayın ziyaretini yönetmek için davet e-postasını bu ziyaretçi türüne özel olarak görüşme ayrıntılarıyla detaylandırmalısınız.
Şirketler çoğunlukla bir çok iş adayı ile aynı gün yoğun görüşme yaparlar. Her aday için insan kaynaklarını ayrı ayrı bilgilendirmekten çok daha kolay bir yol var. İnsan kaynakları aday listesini toplu olarak tek tuşla ziyaret sisteminize yüklediğinde, adaylar lobideki kiosktan giriş kayıtlarını yaparlar, otomatik olarak basılan yaka kartlarını alır ve yine otomatik olarak görüşme yapacakları odaya yönlendirilirler. Tüm taraflar için iş yükü önemli ölçüde azalacağı gibi adayınız şirket kültürünüzden şimdiden etkilenmiş olacak.
3. Kargo ve Paket Servis
İş yerinizin yadsınamaz ziyaretçi trafiği kargo ve paket servis elemanlarından kaynaklanıyor. Ön büro personeli için önemli bir iş yüküdür ve ayrı bir ziyaret türü olarak takip edilmesi önemlidir.
Ziyaretleri sırasında yaka kartı zorunluluğu önemli bir güvenlik açığını kapatacaktır. Bu rahat bir şekilde iletişim kurmalarını sağlayacak ve iş yeri çalışan ve yöneticilerinizin onları tanımalarını kolaylaştıracaktır.
4. Taşeronlar
İş yerleri için yasal uyumluluk dolayısıyla da ziyaret öncesi belge talebinin en yoğun olduğu gruptur. Bir iş ifa etmek üzere binanıza gelen taşeronların tesinize ISG gereklerini yerine getirerek giriş yaptığından emin olmalısınız. Bu ziyaret öncesi önemli bir belge trafiği gerektirir. Ön büronun hangi taşeronların hangi zaman aralığında tesise giriş ve çalışma izni olduğu konusunda bilgilendirilmiş olması da zorunludur.
İyi bir ziyaretçi yönetim sistemi ile belge arşivleme ve giriş izin süreçlerinizi de dijitalleştirebilirsiniz. Bu durum insan kaynaklı hataları minimuma indirecek tesis güvenliğiniz de arttıracaktır.
5. Aile ve arkadaşlar
Çalışanlar için aile üyelerini veya arkadaşlarını, birlikte yemek yemeye ya da ofisi gezmeye davet etmek heyecan verici olabilir. Bu ziyaretçilerin bir iş amacı olmayacak, dolayısıyla bir masaya veya gizlilik anlaşmaları imzalama ihtiyaçları yoktur. Ancak binaya gelmeden önce ziyaretçi politikanıza uyduklarından emin olmak istersiniz. Kendilerini ve tüm işyerini güvenli tutmak için bu misafirlerden de kimliklerini doğrulamalarını istemeyi unutmayın.
Tüm ziyaretçi tiplerini rahatlıkla organize edebileceğiniz bir iş yeri deneyimi sistemine ihtiyacınız mı var?
NOQNOQ SİZE YARDIMCI OLABİLİR!
Kapıdan giren her şeyi yönetiyor, önemli işleriniz için size bolca zaman kazandırıyoruz. Tesis yönetiminize yardımcı olacak bir iş yeri deneyimi platformu arıyorsanız, Noqnoq’a göz atın .Platformu 14 günlük deneme süresiyle (kredi kartı gerekmez) ücretsiz olarak deneyebilir veya ekibimizle bir demo rezervasyonu yaptırabilirsiniz .