Ziyaretçi kayıtlarınız; ziyaret yönetim süreçlerinizi nasıl geliştireceğiniz hakkında değerli bilgiler içerir. Gerçek veriler sayesinde ziyaretçi yönetiminizi mükemmelleştirebilir, işyeri deneyiminizi üst seviyelere çıkarabilirsiniz.

Envoy’un global çapta hazırlanmış bir raporuna göre 2022 yılının ilk yarısında, işyerlerinde ziyaretçi trafiği %43 arttı. İşyerlerine daha fazla ziyaretçinin gelmesi, işletmeler için harika sonuçlar anlamına gelmektedir. Şirketlerin; markalarını sergilemeleri için daha fazla kişiye ulaşmalarını sağlamaktadır.

Artan ziyaretçi trafiği  aynı zamanda tesis yöneticilerinin kaynak planlaması için daha fazla mesai harcaması anlamına da gelir. Ziyaretçi trafiğini yönetmek için ofislerin doğru araç ve stratejilerle donatıldıklarından emin olmak zorundadırlar. Ziyaretçi karşılama, prestijiniz açısından sandığınızdan daha önemli olabilir. Peki artan ziyaretçi trafiğini nasıl hatasız yönetebilir  ve ziyaretçi beklentilerini nasıl karşılayabilirsiniz?

Cevap: Doğru Verilerle. 

Size otomatik olarak ziyaretçi analizleri sunan bir ziyaretçi yönetim sisteminiz yada  eski usul bir manuel ziyaretçi defteriniz olabilir. Kullandığınız yöntem ne olursa olsun, ziyaretçi  kayıtlarına düzenli olarak baktığınızdan emin olmanız gerekiyor. Çünkü;

Ziyaretçi analizleri, daha iyi bir işyeri deneyimi için  gerçek zamanlı öngörüler sunar. Bu veriler, ziyaretçi yönetim süreçlerinizi optimize etmenize yardımcı olur. Ayrıca, ziyaretçilerinizin şirketinizde harika bir deneyim yaşayarak ayrılmalarını sağlamak için hangi noktaları iyileştirmeniz gerektiğini kolaylıkla belirlemenizi sağlar.

Bu yazıda iki konuyu ele alacağız:

• Ziyaretçi kayıtlarınız hangi önemli 5 soruya yanıt vermeli,
• Ziyaretçi yönetim sürecinizi iyileştirmek için veri analitiğini nasıl kullanmalısınız?

Ziyaretçi Kayıtlarınız hangi önemli 5 soruya yanıt vermeli

Ziyaretçi yönetim sisteminizden raporlar alıyorsunuz. Onlarca  tablo, çizelge, ve grafik.. Nereden başlayacağınızdan emin değilsiniz. Gerçek, işe yarar öngörüler için hangi soruların yanıtları elinizde olmalı?

1. Ziyaretçileriniz hangi nedenle ofisinize geliyor?

Ziyaretçilerin hangi sebeple giriş yaptığına dair veriye sahip olduğunuzda, her grubun ofise gelme sıklığını tespit edebilirsiniz. Taşeronlar mı, paket servis elemanları ve kargocular mı yoksa müşterileriniz mi sizi en fazla ziyaret eden grup? Ofise en çok hangi ziyaretçi grubunun geldiğini bildiğinizde, her grup için ayrı akış planlayabilir ve deneyimi ziyaretçi türüne göre uyarlayabilirsiniz.

2. En çok ziyaretçi kabul eden departmanlar hangileri?

Bazı departmanlar diğerlerinden daha sık ziyaretçi kabul ediyor olabilir. Örneğin; satış ekipleriniz potansiyel müşterileri öğle yemeğine davet ediyor olabilir veya İK ekibinizin aday görüşmeleri yoğun olabilir.

Bu verilere sahipseniz, en çok ziyaretçiyi davet eden ekiplerle tesis yönetim ve personelini en az meşgul edecek, ziyaretçileri en az bekletecek yöntemler belirleyecek toplantılar düzenleyebilirsiniz. Hangi ekiplerin ziyaretçileri ofise sık sık davet ettiğini bilmek, ziyaretçilerini nasıl yönetecekleri konusunda onlara uygun eğitim vermenizi sağlar. 

3. Ziyaretçiler yoğun olarak hangi saatlerde giriş yapıyor?

Ziyaretçileriniz sabah erken saatlerde mi geliyor? Yoksa ziyaretlerini öğle yemeği zamanında mı gerçekleştiriyorlar? Bu soruların cevapları, karşılama alanlarında uygun sayıda  personel olduğundan emin olmanızı sağlar. Ziyaretçilerin saat kaçta geleceği biliniyor ise ziyaretçi trafiğinin saat aralıklarına göre ön büro ve güvenlik ekibi hazır tutulabilir.

4. Ziyaretçiler tesiste ne kadar kalıyor?

Giriş verileri kadar, çıkış verileri de değerlidir. Ziyaretçilerinizin tesiste ortalama ne kadar kaldığını takip için çıkış verilerini kullanın. Ziyaretçileriniz 10 dakika, birkaç saat veya iş gününün tamamı boyunca kalıyor olabilir. Ziyaretlerinin uzunluğuna bağlı olarak, farklı hususlar değerlendirilebilir. Bu veriler güvenlik tehditlerini, acil durumları değerlendirmek veya kapasite planlamasını yapabilmek için değerlidir.

5. Ziyaretçi işyeri deneyimi nasıldı?

Geri bildirimler, neyin iyi çalıştığı ve ziyaretçi deneyimini nerede geliştirebileceğiniz konusunda değerli bilgiler sağlayabilir. Örneğin, adaylarınız harika bir deneyime sahipken müşterilerinizin kötü bir deneyimi var mı? Bu ana ziyaretçi türüne yeterince zaman ve emek ayırmıyor olabilirsiniz.

Ziyaretçi yönetimi sürecinizi iyileştirmek için veri analtiğini nasıl kullanabilirsiniz?

Önemli soruları sordunuz. Bu soruları cevaplamak için verileri çektiniz. Şimdi ne olacak? Verilerinizle gerçekte neler yapabileceğinizi görelim. Ziyaretçi analizleri, genel ziyaretçi yönetimi sürecinizdeki ve işyeri deneyiminizdeki gerekli iyileştirmeler hakkında bilgi sahibi olmanızı sağlayacaktır.

Kaynaklarınızı denetleyin

İşyeri ziyaretçi verileri ışığında mevcut kaynak ve tesis yönetim planınızı gözden geçirmelisiniz. Ziyaretçi yönetimini destekleyecek teknolojiye ve personele sahip misiniz? 

Denetlemeniz gereken alanlar:

• Ön büro ve güvenlik personeli: Kayıt verileriniz; kaç ziyaretçinin, hangi zaman aralıklarında geldiğinin net bir tablosunu sergler. Bu şekilde ön büron ve güvenlik noktalarında doğru sayıda personel görevlendirebilirsiniz.
  
  
• Kapasite planlaması: Tesisinizin tüm lokasyonlarındaki ziyaretçiler hakkında doğru bilgiye sahip olduğunuzda; ziyaretçi taleplerine göre doğru miktarda öğle yemeği bulundurabilir, bir etkinlik sırasında ziyaretçileriniz kullanacağı ortak kullanım alanlarının rezerve edildiğinden,  ziyaretçilerinize yönelik kapasiteyi yönetmek için kullanılacak alanlarınız olduğundan emin olabilirsiniz.
• Yasal uyumluluk: Ziyaretçi yönetim sisteminiz gerekli onayların alındığını, belgeleri kimin imzaladığını yada sisteme yüklediğini takip eder. Ayrıca denetlemeler için doğru raporları çekmenizi sağlar. Ziyaretçilerinizin bu belgeleri gerçekten imzaladığından ve bunlarda herhangi bir değişiklik yapmanız gerekip gerekmediğinden emin olmak için verilere bir göz atın.

Kayıt için özelleştirilmiş sorular düzenleyin

Ziyaretçi bilgilerini ziyaret öncesinde toplamak, işyeri deneyimini her ziyaretçi grubu için özelleştirmek amacıyla kullanabileceğiniz kritik veriler sağlar. Ziyaret amacını ve ziyaret sırasındaki ihtiyaçları daha iyi anlamak için özel kayıt sorularını kullanın. Örneğin; “Öğle yemeğine ihtiyaçları olacak mı?”, “Bir toplantı odasına ihtiyaçları olacak mı?” yada “İnternet erişimi, yazıcı kullanma gibi özel talepleri var mı?”

Ziyaretlere, elinizde bulunan bilgilerle iyi hazırlanabilirsiniz. Ayrıca, ne kadar başarılı olduğunuzu test etmek için ziyaret sonrası geri bildirim anketi düzenleyebilirsiniz.

Siz de işyerinizde ziyaretçi deneyimini geliştirmek ister misiniz? NoqNoq ile elde ettiğiniz verileri kullanarak ofis ziyaretçi yönetimini kolaylaştırın, ziyaretçi memnuniyetini artırın ve şirketinizin işyeri deneyimi yeni seviyelere taşıyın. Daha fazla bilgi almak ve ücretsiz demo talep etmek için hemen bizi ziyaret edin: www.noqnoq.com