Çalışanlarınız için iş yerine gelmeyi teşvik eden, yeni yetenekler için çekici, ziyaret edenler için etkileyici harika bir iş yeri deneyimini nasıl oluşturacağınızı öğrenin.

Bu yazımızda şunları ele alacağız: 

• İş yeri deneyimi nedir? 
• İşyeri deneyimi neden önemlidir?
• İş yeri deneyiminizi nasıl geliştirebilirsiniz?

Şirketlerin yeni yada mevcut çalışanları için tercih edilir olması günümüz şartlarında giderek daha zor hale geliyor. Uzaktan çalışma avantajı ile artık çalışanların seçenekleri her zamankinden daha fazla.

Ancak bir çok işveren rekabetçi ortamın performans ve verimi arttırmak adına  takımlar halinde işyerinde çalışmayı da gerektirdiğini düşünüyor. Bunu en son Elon Musk’ın Twitter operasyonunda yakından izleme fırsatımız oldu. Ancak uzaktan çalışma konforunu edinmiş çalışanların ofise dönmelerini sağlamak her zamankinden güç.  Geri dönüşlerin teşvik edilmesi gerekiyor, bu da olağanüstü bir iş yeri deneyiminden geçiyor.

İŞ YERİ DENEYİMİ NEDİR?

İşyeri deneyimi, çalışanların işyeri ortamı ile temas ettiği tüm noktalarının toplamıdır. Bu ortam fiziksel ofis yani mekan, kullanılan teknolojiler ve iş gücü olmak üzere 3 bileşeni ve aralarındaki ilişkiyi kapsar.

• Mekan – çalışanların işlerini yaptıkları fiziksel ortam, tesis ve alanlar,
• Teknoloji – çalışanların işlerini yapmak için kullandıkları sistemler ve araçlar,
• İş gücü – işin nasıl yapıldığını etkileyen ilişkiler, politikalar ve kültürel standartlar.

Bazı şirketler işyeri deneyimi yerine çalışan deneyimi terimini de kullanıyor. Ancak işyeri deneyimi açık büfelerden, pinpon masalarından çok daha fazlasıdır. Esnek çalışma fırsatları, fiziksel alanlar ve dijital araçlar gibi ek unsurlara çok daha fazla önem verir.

Başarılı bir iş yeri deneyimi Tesis Yönetimi/idari işler, Bilgi Teknolojileri (BT) ve İnsan Kaynakları (İK) ekipleri arasındaki işlevsel işbirliğine dayanır. Verim, bağlılık, geniş yetenek havuzu, düşük gayrimenkul giderleri gibi somut hedefleri vardır.

İŞYERİ DENEYİMİ NEDEN ÖNEMLİDİR?

Harika bir iş yeri deneyimi tonlarca farklı fayda sunsa da, aşağıdaki 3 başlık hemen hemen her kuruluş için hayati önem taşır.

DAHA FAZLA VE DAHA KOLAY İŞE ALMA FIRSATI

Açıkçası, herkes işyeri deneyimine önem veren bir şirkette çalışmak ister.

Bu nedenle şirketler, çalışan değer önermelerine işyeri deneyiminin daha fazla bileşenini dahil ediyor.

Hibrit çalışma imkanı örneğin. LinkedIn verileri, çalışanların arkadaşlarına zaman ve konum esnekliği ihtiyaçlarını karşılayan bir şirkette çalışmayı önerme olasılıklarının 2,1 kat daha fazla olduğunu gösteriyor. Tavsiye ve yönlendirme iş pozisyonlarını doldurmanın çok daha kolay ve ucuz bir yolu olduğu için bu durum işe alım strateji ve bütçelerini de olumlu etkileyecektir.

(LinkedIn’in araştırmasına göre 2019’dan bu yana şirket gönderilerinde esneklik konusundan bahsedenlerin sayısında %343’lük bir artış oldu.)

YÜKSEK ÇALIŞAN BAĞLILIĞI

Düşük şirket bağlılığı ve verim, kötü bir iş yeri deneyiminin doğal sonuçlarındandır. Çalışmak için rahat bir mekana (fiziksel bileşen) ve ihtiyacınız olan araçlara kolay erişim (dijital bileşen) sunmayan veya zayıf bir şirket kültürüne (iş gücü) sahip olan bir şirkette çalışmak için muhtemelen fazla istekli olmazsınız.

Buna karşılık, iş yeri deneyiminde mükemmelleşme, insanların işle daha fazla meşgul olmalarının ve işten ayrılmaları azaltmanın  harika bir yoludur. Çalışanların olumlu deneyimi müşteri deneyimlerini doğrudan etkilediğinden, bu aynı zamanda müşterilerinize de fayda sağlayacaktır.

VERİMLİ ALAN KULLANIMI VE DAHA DÜŞÜK EMLAK MALİYETLERİ

Üst düzey bir işyeri deneyimi için uzaktan çalışabilmenin çalışanlar için bir beklenti olduğundan söz etmiştik. Bu durum  şirketlere de önemli fırsatlar sağlıyor. Bunların başında da emlak maliyetleri geliyor. Hibrit çalışma politikası ile gerekli ofis alanlarını önemli ölçüde azaltabilirsiniz.

Şık bir ofis, tüm alanların verimli kullanıldığı anlamına gelmiyor. 

Gerçek masa, ekipman, toplantı odası gibi alan ihtiyaçlarınızı tespit edebilir, hibrit çalışarak gerekli alanı azaltabilirsiniz. 

Ancak uygulamanın başarılı olabilmesi için insanlara uzaktan çalışma seçenekleri sunarken aynı zamanda işbirliği, ekip çalışması ve sessiz ortam gibi ihtiyaçlarına uygun çalışma alanları da yaratabilmelisiniz.

Başarılı hibrit çalışma uygulayan çoğu şirket teknolojiden destek alıyor. Hot desk ve toplantı odası yazılımları gibi çözümlerle şirketler, çalışanlara masa, toplantı odası, ekipman rezerve etme imkanı verirken kapasiteyi eş zamanlı denetleniyor.

Böylelikle ihtiyaç duyulan alan azalırken, şirketler de gayrimenkul maliyetlerini düşürebiliyor.

İŞ YERİ DENEYİMİNİ NASIL GELİŞTİREBİLİRSİNİZ?

İş yeriniz çalışanlar için amaç , fırsat ve alan sunmalıdır. 

İnsanların ofise gelmesi için ne gibi bir değer yaratıyorsunuz? Kariyer gelişimi? Liderlerle etkileşim? Bilgi paylaşımı? Bunlar çalışanların istediği ve ihtiyaç duyduğu şeylerdir. 

Birçok şirket, çalışanlarını atıştırmalıklar, içecekler, happy hours gibi uygulamalarla ofise geri dönmeye teşvik etmeye çalışıyor. Bunlar harika, gerekli ve işe yarar ancak yalnızca bu tür teşviklere odaklanırsak, asıl noktayı, yani amaç ve değeri unuturuz. Örneğin; ekibinizin bir kısmı uzaktan ve bir kısmı yüz yüze olduğunda, toplantılarda herkesin eşit fırsatlara sahip olmasını nasıl sağlarsınız? Uzaktan çalışanlar ile ofiste olanların performansları eşit değerlendirebiliyor musunuz?

Evde yokken kargoları nereye geliyor? Dilediklerinde toplantı salonu yada sessiz alan bulabiliyorlar mı? Esnek çalıştıklarında dilediklerinde takım arkadaşlarının yanında çalışabileceği masayı kolaylıkla bulabiliyorlar mı?

İŞ YERİ DENEYİMİNİZİ GELİŞTİRMEK İÇİN EN İYİ 5 UYGULAMA

Spesifik ayrıntılara girmeden önce, işyeri deneyimine yönelik herkese uyan tek bir yaklaşım olmadığını lütfen unutmayın.

Burada anlattığımız şey, adım adım körü körüne takip etmeniz gereken doğrusal bir süreç değil. Bunun yerine, bu 5 en iyi uygulama, süreci ihtiyaçlarınıza ve şirket kültürünüze göre özelleştirebileceğiniz bir başlangıç noktası olarak ele alınmalıdır.

1. Çalışanlarınızla konuşun

Çoğu işyeri girişiminin ilk adımı, çalışanlarınızla konuşmaktır.

Bunu anketler, bire bir görüşmeler ve hatta herkesin katıldığı toplantılarla yapabilirsiniz. Buradaki amacınız, çalışanların neyle mücadele ettiğini anlamak ve iyileştirme alanlarını belirlemektir.

Bu aşamada cevaplamaya çalışmanız gereken bazı sorular:

• Ofis herkesin iş ihtiyaçlarını karşılıyor mu?
• Çalışma programları, insanların kişisel ve profesyonel ihtiyaçlarını karşılamak için yeterince esnek mi?
• İnsanlar işlerini yapmak için doğru araçlara ve fiziksel alanlara erişebiliyor mu?
• Çalışanlar, ekip arkadaşları ve yöneticileriyle yeterince işbirliği yaptıklarını düşünüyor mu?
• Şirket, çalışanlar için daha olumlu bir deneyim sağlamak için başka neler yapabilir?

Bu elbette ayrıntılı bir liste değil. Farklı çalışma modellerine sahip şirketler, ilgili diğer soruları da eklemelidir. Örneğin, yakın zamanda hibrit bir çalışma modeline geçiş yaptıysanız çalışma programı yada masa rezervasyonu yönetimizle ilgili sorular eklemelisiniz .

2. İşyeri deneyimine sorumlu atayın

Geleneksel olarak, çalışan katılım ve deneyim programları İK departmanları tarafından yönetilmektedir. Ancak şirketler, rekabetçi iş piyasasında işyeri deneyiminin önemini fark etmeye başladıkça, işyeri deneyimi işlevini ayırarak farklı bir departman oluşturmaya da başladılar.

3. Teknolojiye yatırım yapın – Bir İşyeri Deneyimi Platformu edinin.

Daha önce de belirttiğimiz gibi, iş yeri deneyimi, fiziksel ofis, teknoloji ve iş gücü olmak üzere 3 bileşen ve bunlar arasındaki ilişkilerle ilgilidir.

Bu bağlamda teknoloji, 3 bileşenin tümü arasında köprü kurmanıza, sorunsuz bir deneyim sağlamanıza ve çalışan katılımını artırmaya yardımcı olabilir. Size uygun bir iş yeri deneyimi yazılımı – platformu ile insanları gerçek zamanlı, işbirliğine dayalı ve esnek işyerlerinde aşağıdaki yöntemler ile bir araya getirebilirsiniz:

• Öncelikle, çalışanlar web ve mobil uygulamalar aracılığıyla veya hatta doğrudan Takvim uygulamaları üzerinden masa, toplantı odası, konferans odası ve diğer alanlar için rezervasyon yapabilirler.
• Şirket, etkinlik ve politikalarının iletişimini herkese kolayca yapabilirsiniz.
• Tesis ile ilgili talepleri ve çağrı yönetimini düzene sokarak çalışanlarınızın sorunları bildirip, çözümleri takip etmesini kolaylaştırabilirsiniz.
• Çok daha yönetilebilir olacağından, Kişisel kargolarını iş yerlerine yönlendirmelerine imkan tanıyabilirsiniz.
• Ziyaret ve kargo süreçlerini dijitalleştirerek İdari işler ekibin yükünü önemli ölçüde azaltıp, ekibin işyeri tecrübesi alanında daha fazla çalışabilmesine imkan tanıyabilirsiniz.
• Dijital platformlar alan yönetiminde analiz edilebilir güvenli veriler sunacağından, hangi alanlarınızı verimli hangilerini verimsiz kullandığınızı öğrenip, mekanınızı işlev ve kapasiteye göre düzenleyerek gayri menkul giderlerinizde önemli tasarruflar sağlayabilirsiniz.

4. İK, BT Operasyonları, Tesis Yönetimi ekipleri arasında işbirliğini sağlayın

Bu süreç, kuruluşunuzun boyutuna bağlı olarak farklı görünecektir. Ancak her durumda, işyeri deneyimini iyileştirmek öncelikle ekipler arası işbirliğini gerektirecektir.

İK ekipleri genellikle şirket politikaları oluşturmak ve sürdürmekten, çalışan geri bildirimlerini toplamaktan ve yeni işe alınanların oryantasyonundan sorumludur.

Açıkçası, bunun işyeri deneyimi üzerinde etkileri büyüktür. Bu nedenle, İK departmanı genellikle işyeri deneyimi stratejilerini dikkate almaya başlayan ilk yerdir.

BT ve İdari İşler ekipleri de, özellikle esnek çalışma düzenlemelerini uygularken, sürece derinden dahil olmak zorundadır. Çalışanlarınız nerede çalışmaya karar verirse versin, dijital araçlarınız ve hizmetleriniz kullanışlı ve erişimi kolay, aynı zamanda güvenli olmalıdır.

Son olarak Tesis yöneticileri , şirketin fiziksel alanlarıyla ilgili her şeyle ilgilendikleri için yapbozun bir başka hayati parçasıdır.

5. İşyeri deneyimini ölçün ve iyileştirin

Bu listeye çalışanlarınızla konuşma önerisiyle başlamamızın en büyük nedeni, bir temeliniz olması.

Bu şekilde, iş yeri deneyimi girişimlerinizin doğru yönde ilerleyip ilerlemediğini takip edebilirsiniz. Ancak daha da ileri gitmeli ve belirli iş yeri deneyimi hedefleri, KPI’lar ve ölçütler belirlemelisiniz .

Örneğin, Çalışan Net Tavsiye Puanı (eNPS), çalışan deneyimini değerlendirmenin yaygın bir yoludur. ENPS, çalışanların şirketinizi çalışmak için iyi bir yer olarak tavsiye etme olasılığını ölçer.

Hesaplaması kolaydır, çünkü çalışanların yalnızca bir soruyu yanıtlaması gerekir: “0-10 arası bir ölçekte, çalışılacak bir yer olarak şirketimizi tavsiye etme olasılığınız nedir? Aynı zamanda iyi bir iş yeri deneyimi göstergesidir – eNPS artıyorsa, çalışan deneyimi açısından muhtemelen doğru bir şeyler yapıyorsunuzdur.

Ölçülecek bir diğer önemli faktör işyeri kullanımıdır. Bunun için Gelişmiş Çalışma Alanı Analitiği, alan kullanımını izlemenize ve ekiplerin ofisinizi nasıl kullandığını anlamanıza olanak tanır .

Bu veriler gelecekteki yinelemeler için temel oluşturur. Örneğin ofisin bazı alanlarının az kullanıldığını, bazılarının ise sürekli kalabalık olduğunu görebilirsiniz. Bu durumlarda, yeterince kullanılmayan alanları belirli iş ihtiyaçlarına uyacak şekilde yeniden tasarlamak (ki bunu çalışanlarla konuşarak ortaya çıkarabilirsiniz) iyi bir strateji olabilir.

NOQNOQ İLE ÇALIŞAN BAĞLILIĞINI ARTTIRIN VE İŞ YERİ DENEYİMİNİ İYİLEŞTİRİN

Gördüğünüz gibi iş yeri deneyimi söz konusu olduğunda düşünülmesi gereken çok şey var. Her duruma uyan tek bir yaklaşım olmasa da, olağanüstü bir deneyim yaratmanın ve tutarlı bir şekilde sunmanın merkezinde iş yeri teknolojisi olmalıdır.

Bu bağlamda, insanları iş birliğine dayalı esnek alanlarda bir araya getirmenize yardımcı olacak bir iş yeri deneyimi platformu arıyorsanız, Noqnoq’a göz atın .Platformu 14 günlük deneme süresiyle (kredi kartı gerekmez) ücretsiz olarak deneyebilir veya ekibimizle bir demo rezervasyonu yaptırabilirsiniz .