Bu blogda, tesisinizde ziyaretçi karşılama ve yönlendirme hizmetlerini herhangi bir görevli ve insan müdahalesi olmadan yürütmenin mümkün olup olmadığını inceleyeceğiz.
Günümüzde iş yerlerimizde klasik bir ziyaret süreci şöyle işliyor: Bir plaza ya da tesise gittiğimizde mutlaka danışma ya da resepsiyona uğruyor, ziyaretine geldiğimiz şirket ve çalışan bilgisini iletiyoruz. İlgili kişiye ulaşıldıktan sonra (onayı alınınca) kimlik verip giriş kartımızı alıyor, turnikeden geçiyor ve ziyaretimizi gerçekleştiriyoruz. Bir de sürecin çıkış tarafı var tabi. Aldığımız giriş kartını iade edip, kimliğimizi geri almak.
Peki bu süreci de “insansız” yani herhangi bir resepsiyon görevlisi olmadan, tamamen dijital yönetebilir miyiz? İlk duyduğunuzda mümkün olmadığını ya da teoride belki, ama pratikte yapılamayacağını düşünebilirsiniz. O halde gelin iki örnek senaryoda Noqnoq ile nasıl yapılabileceğine beraberce bakalım;
SENARYO 1: DAVETLİ MİSAFİR
Bir çalışanın binaya bir arkadaşını Noqnoq yada takvim programı ile davet ettiğini varsayalım.
- Davet edilen ziyaretçi, aldığı email üzerinden binaya girmek için gerekli kişisel bilgilerini telefonundan yada bilgisayarından doldurur.
- Bu işlem sonucunda telefonuna bir QR kod gelir.
- Ziyaret saatinde lobideki iPad üzerinden bu QR kod ile kayıt yapar.
- Davet eden, ziyaretçisinin binaya geldiğini (kayıt sırasında ipad ile çekilen fotosunu gördükten sonra) ve misafirinin binaya girişini onaylar.
- Onaya kadar giriş turnikelerinden geçiş izni olmayan kare kod onay sonrası geçiş için aktif hale gelir ve ziyaretçi turnikelerden geçerek ziyaretini tamamlar.
- Sonra aynı QR kod ile binadan ayrılabilir.
- Sistem bütün ziyaret ve ziyaretçi bilgilierini KVKK’ya uygun kaydeder.
Gördüğünüz gibi, davetli bir misafir için sadece sistem kullanarak tüm süreci yönetebiliyorsunuz. Sistem ziyaretçinin ne zaman nereye giriş ve çıkış yaptığını bu QR kod ile takip eder. Kart alma, iade etme ve bir resepsiyon görevlisinin ev sahibini bilgilendirmesi gibi süreçlere ihtiyaç kalmaz.
SENARYO 2: ÇAT KAPI MİSAFİR
Varsayalım misafiriniz haber vermeden geldi. Günümüzde habersiz görüşmeleri sık görmüyoruz ancak istisnai gelişen bu tür görüşmeleri de Noqnoq ile yönetmek mümkün.
Bu noktada devreye Dijital Resepsiyon Görevlisi “Noqnoq iPad” giriyor.
- Misafirin klasik yöntemde resepsiyon görevlisine iletip, onay beklediği “ABC Şirketindeki Ahmet Bey’e geldim” bilgisini, Noqnoq iPad ‘e girmesi yeterli.
- Noqnoq iPad bu bilgiyi (dilerseniz ziyaretçinin İpadde çekilen fotosu ile birlikte) “ABC Şirketinden Ahmet Bey’e” iletip onayını alıyor.
- Onay alındıktan sonra (onaylamaması da mümkün:)) Ziyaretçiyi bilgilendiriyor. Eğer onay verildiyse telefonuna QR Kod gönderiliyor ve giriş yapılması sağlanabiliyor.
- Sonra aynı QR kod ile binadan ayrılabiliyor.
- Sistem bütün ziyaret ve ziyaretçi bilgilierini KVKKya uygun kaydediliyor.
“Biz herkesi bekletmiyoruz, bazen yoğun iş görüşmeleri oluyor, QR koda ve onaya gerek yok, ziyaretçilerin giriş kattaki toplantı odasına gitmelerini istiyoruz” diyorsanız, Noqnoq ile o da mümkün. Sistem sizin bu talebinizi biliyor ve gelen kişileri kayıt altına alınca istediğiniz mesajı ekranda gösteriyor ve yönlendiriyor.
Elbette Noqnoq’un sıcak bir merhaba yada bir gülen yüzün yerini almasını beklemiyoruz. Ancak kaynakları ekonomik kullanmanın her geçen gün daha fazla önem kazandığı günümüzde, personelimizi doğrudan gelir getiren önemli işlerde kullanmak üzere dijitalleşmeden faydalanabilir ya da dönemsel olarak artan ziyaretçi trafiğinde Noqnoq’dan destek alabilirsiniz. En önemlisi insan hatalarının önüne geçer, çalışanlarınız için güvenli bir ortam yaratırsınız.
Noqnoq Ziyaretçi Yönetimi 21. Yüzyılı lobilerinize taşıyor. Daha detaylı bilgi edinmek ve NoqNoq’un diğer faydalı özelliklerini de incelemek için noqnoq.com.tr web sitemizi ziyaret edebilirsiniz.